EKSZ könyvtárak selejtezésének és állományrevíziójának szakvéleményezése
A könyvtárak selejtezési, leltározási feladatainak törvényi hátterét a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról szóló 3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet , valamint a 3/1975. (VIII. 17.) KM–PM számú együttes rendelettel megállapított – a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból törlésről kiadott – szabályzattal kapcsolatos kérdésekről szóló miniszteri irányelv határozza meg.
Selejtezés esetén minden esetben záró jegyzőkönyvet kell felvenni, és engedélyezésre az Egyetemi Könyvtár főigazgatójához benyújtani, a bevételezendő dokumentumok körének meghatározásáról és a nyilvántartásuk rendjéről szóló l. 11/2016. (XI. 2.) számú kancellári utasítás 4. § (1) bekezdésének megfelelően.
A selejtezési és leltározási dokumentáció előkészítésében, előzetes szakvéleményezésében a Gyűjteményszervezési Osztály munkatársai nyújtanak segítséget.
Ajándékként, csereként, kötelespéldányként érkezett időszaki kiadványok szétosztása
Az ELTE Egyetemi Könyvtárba ajándékként, csereként vagy kötelespéldányként érkező, de a Gyűjtőköri Szabályzat értelmében más tagkönyvtár gyűjtőkörébe tartozó dokumentumokat a Gyűjteményszervezési Osztály munkatársai szétosztják a gyűjtőkör szerint illetékes ELTE-könyvtárnak. Ez a néhány példányt számláló ajándékoktól kezdve hagyatékok egyes részein át széles körben érinti a kiadványokat.
Időszaki kiadványok beérkezett példányadatainak ellenőrzése, reklamálási ügyintézés
Az egyetem szervezeti egységei által megrendelt időszaki kiadványok érkeztetését a legtöbb esetben az Egyetemi Könyvtár Gyűjteményszervezési Osztályának folyóiratos munkatársai végzik, majd ezt követően juttatják el a példányt a megrendelőhöz. Amikor nem érkezik meg egy folyóiratszám, de az már megjelent, vagy igazoltan feladta a partner, ám nem jutott el a könyvtárba, a munkatársak reklamációt indítanak.
Amennyiben az EKSZ-tagkönyvtár munkatársai észlelik a hiányt, azt a külföldi és a KELLO-s magyar folyóiratok esetében űrlapon keresztül jelezhetik. A KEF rövid reklamációs határideje miatt a reklamációt az előfizető könyvtár végzi, a KEF szabályai szerint.
Kérdés esetén az Egyetemi Könyvtár munkatársai a periodicals@lib.elte.hu címen érhetők el.
Időszaki kiadványok beszerzésének ügyintézése
Az egyetem szervezeti egységei számára a folyóiratok beszerzését az Egyetemi Könyvtár Gyűjteményszervezési Osztályának folyóiratos munkatársai végzik, minden évben a szeptembertől novemberig tartó időszakban. A folyóiratokat egy évre rendeljük, a számlát a KEF-nél negyedévenként, a többi partnerünknél évente két alkalommal rendezzük. A KEF szabályzata szerint negyedévente nyílik lehetőség módosítani: lemondani, új címet rendelni vagy példányszámot változtatni, míg a többi partnernél erre az éves megrendelés leadásakor van lehetőség. Az év közben beérkező számlák ellenőrzését, szervezeti egységekre bontását és a kifizetés koordinálását szintén a Gyűjteményszervezési Osztály folyóiratos munkatársai végzik, akik kérdés esetén a periodicals@lib.elte.hu címen érhetők el.
Időszaki kiadványok érkeztetése
Az egyetem szervezeti egységei által megrendelt külföldi időszaki kiadványok integrált könyvtári rendszerben történő érkeztetését a legtöbb esetben a Gyűjteményszervezési Osztály folyóiratos munkatársai végzik el, s ezt követően juttatják el a példányt az illetékes szervezeti egységnek.
Kiadványok közbeszerzésének szakmai előkészítése
Az ELTE dokumentumbeszerzései közbeszerzési partnereken keresztül valósulhatnak meg. Lejáró szerződések esetén a Gyűjteményszervezési Osztály munkatársai az egyetem Közbeszerzési Főosztályával szoros együttműködésben, szakmai oldalról készítik elő a közbeszerzést. Az érvényes és hatályos közbeszerzési szerződések az ELTE honlapján érhetők el.
Kötelespéldány válogatás és szállítási ügyintézés
A kiadványok kötelespéldányainak szolgáltatásáról, megőrzéséről és használatáról szóló 717/2020. (XII. 30.) Korm. rendelet értelmében az Egyetemi Könyvtár kötelespéldány-válogatási joggal rendelkezik. Amennyiben olyan kiadvány érkezik, amely nem tartozik a Könyvtár gyűjtőkörébe, a Gyűjteményszervezési Osztály munkatársai a gyűjtőkör szerint illetékes ELTE-könyvtárnak továbbítják a kiadványt, intézve annak elszállítását is.